Prioriteren kun je leren
In het vorige blog las je over het maken van een
planning. Maar bij het maken van een planning hoort ook dat je
prioriteiten stelt. Je kan niet altijd alles doen. Daarover vandaag
meer. We maken hierbij gebruik van het Eisenhower model.
Het Eisenhower model
"Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat
dringend is, is zelden belangrijk"
Dwight Eisenhower
Dwight Eisenhower, president van de Verenigde Staten tussen '53 en '61, was een time management meester die niet alleen veel gedaan kreeg binnen één vakgebied, hij was een duizendpoot die overal tot de bodem ging wanneer het op kennis en productiviteit aan kwam. Hoe kreeg hij dat voor elkaar?
Volgens Eisenhower is zijn hele takenlijst in vier categorieën in te delen:
- Dringend en
belangrijk. Taken die je zo snel als mogelijk uitvoert
omdat er anders (grote) problemen ontstaan. Écht urgente ad-hoc taken
vallen ook onder deze categorie. Voor een reguliere kantoorwerker mag
deze categorie taken niet meer dan 5% van de takenlijst en tijd in beslag
nemen.
- Belangrijk, maar niet
dringend. Taken die je inplant om
op een later moment uit te voeren. Dit zijn de taken waar je
als timemanager 95% van je dag mee bezig wilt zijn.
- Dringend, maar niet
belangrijk.Taken die je zo mogelijk
aan anderen delegeert.
- Dringend noch belangrijk. Taken (zoals Facebook checken) die je van je lijst schrapt, vooral in drukke periodes waar hogere prioriteiten om je aandacht vragen.
Waarom het werkt
Het Eisenhower Model geeft je een helder raamwerk om slimmer je werk, tijd voor het gezin, en dagelijkse taken mee in te delen. Je weet op die manier namelijk waar je (1) meteen aan moet beginnen, waar je (2) daarna mee aan de slag kan, wat je (3) aan je collega, kind of partner kan overlaten en wat je (4) eigenlijk helemaal niet zou moeten doen.
Die laatste is de meest onderschatte categorie van allemaal. Dit zijn dingen waar je totaal niet mee bezig zou moeten zijn, maar waar je toch je tijd aan (hebt) verspilt en quasi druk mee bent geweest. Die moet je schrappen.
Schrappen is de sleutel
Het principe van schrappen is simpel: er is geen manier om iets sneller te doen, dan door het helemaal niet te doen. Dit is geen excuus om lui achterover te gaan hangen. Het is een manier om prioriteiten in je takenlijst aan te brengen en om de juiste beslissingen te maken over je taken - á la Eisenhower.
Vaak gebruiken we time management en productiviteitstechnieken namelijk, zonder die ene lastige maar essentiële vraag te blijven beantwoorden: "Zou ik me hier eigenlijk wel mee bezig moeten houden?". Het is gemakkelijk om jezelf bezig te houden en 'druk, druk, druk' te lijken dan om écht na te denken over wat je aan het doen zou moeten zijn: met taken uit Eisenhower's categorie 1, 2 of 3.
Checklist: dringend of belangrijk?
- Dringend: waar ben ik
naartoe aan het werken? Waar draagt de taak op
korte of lange termijn aan bij?
- Belangrijk: wat zijn mijn
normen en waarden? Ben je een familieman?
Een carrièretijger? Een combinatie? Hecht je veel waarde aan je hobby's
of aan tijd met je kinderen? Dan zijn dat jouw normen en waarden. Die
zaken zijn altijd 'belangrijk', want ze maken jou wie je bent. Verlies
ze nooit uit het oog doordat 'dringende' zaken teveel op de voorgrond
dringen.
- Draagt deze taak iets bij aan één van beide? Bedenk altijd of een taak bijdraagt aan een doel of deadline (vraag 1) of aan je normen en waarden (vraag 2). Doet hij dat bij geen van beide? Schrap de taak. Nu. Doe het. Streep erdoor - en kijk eens hoe veel tijd je zojuist vrijgemaakt hebt voor de leuke dingen in het leven.
Tips
- Stel prioriteiten (wat is nu echt belangrijk en levert
waarde voor jouw werkgever of gezin). Door deze activiteiten voorrang
te geven en af te ronden, geeft dit je ook energie.
- Leer grenzen stellen wat je wel of niet aan kunt in de beschikbare tijd. Zeg daarbij ook nee tegen taken die je er niet meer bij kan doen zowel op je werk als thuis. Vind je 'Nee' zeggen lastig? In de volgende mail volgen meer tips over 'nee' zeggen en grenzen stellen.
Succes!